Poświadczenie zgodności kopii dokumentu z jego oryginałem to jedna z najczęściej świadczonych przez notariusza usług. Praktykuje się je głównie w sytuacjach, gdy otrzymanie odpisu oryginału jest utrudnione lub niemożliwe. Kiedy i w jakich okolicznościach można starać się o poświadczenie notarialne dokumentu?
Jakie dokumenty mogą zostać poświadczone przez notariusza?
Poświadczenie notarialne wymaga przedłożenia oryginału dokumentu w kancelarii notarialnej. Notariusz wykonuje jego kopię, którą następnie za pomocą odpowiedniej klauzuli poświadcza jako zgodną z oryginałem. Dzięki temu w określonych sytuacjach może ona pełnić funkcję odpisu dokumentu.
Ponieważ kopia sporządzana jest na miejscu i od razu opatrywana klauzulą poświadczającą, nie jest konieczne, by klient uprzednio kopiował dokument samodzielnie i przynosił kopię do kancelarii. Co więcej, ze względu na swoją specyfikę wystawianie poświadczeń notarialnych obejmuje wiele typów dokumentów o różnym przeznaczeniu. Zaliczają się do nich m.in.:
- faktury i dokumenty księgowe,
- orzeczenia sądowe,
- zaświadczenia,
- dyplomy,
- różne dokumenty sporządzane w toku postępowania administracyjnego.
Kiedy można starać się o poświadczenie notarialne kopii dokumentu?
Nie istnieją żadne określone warunki, na których notariusz ma prawo skopiować dany dokument i następnie poświadczyć go notarialnie. Usługa ta jest więc m.in. wykonywana także i wtedy, gdy organ wydający dany dokument oferuje możliwość pozyskania jego odpisów. W niektórych sytuacjach poświadczona notarialnie kopia dokumentu może jednak nie mieć równej wagi co odpis pobrany bezpośrednio od organu, od którego pochodzi oryginał. Nie będzie więc mogła zostać przedłożona w niektórych typach postępowania.
Co jeszcze może zostać poświadczone w kancelarii notarialnej?
Oprócz kopii dokumentu notariusz może również poświadczyć z urzędu:
- Datę okazania dokumentu – opatrzenie dokumentu datą w kancelarii notarialnej sprawi, że egzekwowana przez niego czynność prawna nabierze skuteczności względem osób trzecich, które w niej nie uczestniczą.
- Własnoręczność podpisu – poświadczeniu podlega tu zarówno podpis, który został złożony w obecności notariusza, jak i taki wykonany wcześniej i uznany przez autora za własny. Służy to zwiększeniu mocy dowodowej danego dokumentu. Konieczność poświadczenia notarialnego podpisu może wynikać z przepisów prawnych.
- Pozostawanie przy życiu i/lub w określonym miejscu – poświadczenie notarialne obejmuje tu identyfikację tożsamości danej osoby oraz określenie daty (z dokładnością do godzin i minut), w której znajdowała się ona przy życiu lub w danej lokacji.
Każde poświadczenie wydane przez kancelarię notarialną musi zawierać dane dotyczące daty i miejsca jego wykonania. Musi też być opatrzone podpisem i pieczęcią, a także numerem czynności w repertorium A.
