Spotkanie z notariuszem – wymagane dokumenty

Potrzebny będzie nie tylko numer księgi wieczystej, ale również podstawa nabycia danego lokalu, którą będzie jeden z wymienionych dokumentów:

• Wypis aktu notarialnego zawartej umowy sprzedaży albo darowizny,
• Prawomocna decyzja sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
• Akt, który potwierdzi dziedziczenie (w przypadku spadkobrania albo darowizny, która miała miejsca po 1 stycznia 2017 roku powinno zostać dostarczone także zaświadczenie US o tym, że spadkobiercy wywiązali się z podatkowego obowiązku).

Dodatkowo, należy dostarczyć szczegółowe dane osobowe nie tylko kupujących oraz sprzedających, ale również osób obdarowanych – imiona, nazwiska, PESEL, NIP, obecny adres zameldowania, numer dowodu osobistego, a w przypadku jego braku – paszportu, stan cywilny i imiona rodziców. Jeżeli stroną w całym działaniu będzie firma, niezbędne będą jej numery KRS, REGON i NIP. By skompletować dokumentację, potrzebna będzie jeszcze wartość rynkowa lokalu, warunki i precyzyjna data jego wydania, a także numer konta bankowego.

W przypadku chęci sprzedaży lokalu z ustanowionym prawem własnościowym do niego, potrzebne będzie na pewno zaświadczenie ze spółdzielni o tym, że przysługuje Państwu prawo do lokalu, a także podstawa nabycia, którą jest jeden z wymienionych poniżej dokumentów:

• Wypis aktu notarialnego zawartej umowy sprzedaży albo darowizny,
• Prawomocna decyzja sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
• Akt, który potwierdzi dziedziczenie (w przypadku spadkobrania albo darowizny, która miała miejsca po 1 stycznia 2017 roku powinno zostać dostarczone także zaświadczenie US o tym, że spadkobiercy wywiązali się z podatkowego obowiązku).

Nieodzowny będzie numer z księgi wieczystej (jeżeli oczywiście została ona założona), dane osobowe osób kupujących i sprzedających (imiona, nazwiska, imiona rodziców, aktualny adres zameldowania, PESEL, NIP, numer dowodu osobistego lub paszportu, a także stan cywilny), a także, jeżeli w grę wchodzą firmy – numer KRS, REGON, NIP. Uzupełnieniem potrzebnych elementów będzie wartość rynkowa lokalu (czyli cena jego sprzedaży), warunki oraz data jego wydania, a także numer konta bankowego.

Niezbędne w takim przypadku są jedynie dane osoby sporządzającej testament (imiona, nazwisko, obecny adres zameldowania, PESEL, numer dowodu osobistego lub paszportu, imiona rodziców, stan cywilny, a także data urodzenia) i osoby, która jest powoływana do spadku (imiona, nazwisko, PESEL, obecny adres zameldowania, data urodzenia oraz imiona rodziców).

W przypadku chęci wystawienia pełnomocnictwa do sprzedaży nieruchomości notariusz potrzebuje danych mocodawcy (imienia, nazwiska, imion jego rodziców, stanu cywilnego, numeru dowodu osobistego, a w przypadku jego braku paszportu, PESEL, NIP i aktualnego adres zameldowania) oraz danych pełnomocnika (imienia, nazwiska, imion jego rodziców, PESEL i obecnego adresu zameldowania). Uzupełnieniem tych dokumentów będzie opis nieruchomości, a najlepiej, gdyby był to numer z księgi wieczystej.

W przypadku chęci sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia, niezbędny będzie akt zgonu spadkodawcy, jego testament (o ile został sporządzony) i PESEL, a także akt stanu cywilnego spadkobierców (mowa tutaj o aktach urodzenia lub aktach małżeństwa w przypadku kobiet zamężnych).

W przypadku sporządzania umowy majątkowej małżeńskiej (w tym np. intercyzy) konieczny będzie odpis skrócony aktu małżeństwa, a także dane osobowe obojga małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania).

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli zbywaca nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.
Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.
Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu – umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.